Den 25. maj 2018 trådte den nye persondataforordning i kraft som dansk lov. Forordningen gælder ikke kun virksomheder, men også frivillige foreninger. Herunder er der fokus på, hvordan en frivillig forening bør tage hånd om denne lov.
Regler for billeder på hjemmesider og sociale medier
Billeder er personoplysninger, og derfor skal disse overholde persondataforordningen. Det er derfor vigtigt, at man som frivillig forening er opmærksom på, at billederne af frivillige, medlemmer, brugere, børn osv., der bliver lagt ud på nettet, det er billeder, der kun må lægges op ved de pågældende personers samtykke. Det vil sige, at det kan være en god idé, at man som forening får alle, der er tilknyttet foreningen på den ene eller anden mådes samtykke, så billederne af disse personer blandt andet kan bruges til hjemmesiden og de sociale medier. Hvis der er tale om børn, så bør foreningen også have forældre eller værges samtykke.
Hvis man offentliggør et billede uden samtykke, så skal det være et situationsbillede, der er harmløst. Det vil sige, at den eller de personer der er på billedet ikke må føle sig udstillet eller krænket. Dette er meget subjektivt, og derfor anbefales det, at man som forening informerer de frivillige, medlemmer, brugere osv. Om, hvordan man som forening opfatter et situationsbillede, eller at man allerede ved medlemskabet beder om samtykke, så der ikke kan forekomme nogle misforståelser. Det anbefales dog også, at hvis en person fortryder sit samtykke, så bør man respektere personens ønske og fjerne billeder fra hjemmesiden og de sociale medier.
Sørg for at opbevare de personlige oplysninger et sikkert sted
Hvis en forening har fået samlet samtykke fra alle frivillige og medlemmer, så bør disse fysiske dokumenter og mapper opbevares i aflåste skabe eller aflåste rum. Hvis der i stedet er tale om digitale dokumenter, så skal de være sikret med adgangskode. Læse mere om persondataforordningen og konsekvenserne ved ikke at overholde den her.